Las secretarias y administrativos no tienen miedo de tomar decisiones dentro de su ámbito de autoridad.

El tipo de decisiones que tomas como administrativo, secretaria o ayudante ejecutivo puede ser diferente a las que toma el Director o el Presidente de una empresa, pero el proceso es idéntico. Las decisiones acertadas se basan en algo más que buena suerte. Si una persona comprende el proceso, tomará decisiones de calidad. Si eres una persona “con decisión” eres más valiosa para tu organización.

Estos son los 5 pasos para mejorar la toma de decisiones:

1. RECOGE LA INFORMACIÓN. Permanece bien informado. Hazte con los hechos. Habla con los demás. (Ejemplo: María necesita decidir cuál de los dos programas informáticos podría servir para registrar los datos de los viajes de diez representantes comerciales. María preguntó a otros departamentos para conocer sus recomendaciones. Visitó distribuidores de programas informáticos y habló con sus vendedores. Se leyó resúmenes de cada programa y estructuró la información de sus averiguaciones).

2. EVALÚA LA INFORMACIÓN. ¿Qué hechos son relevantes en esta situación? ¿Cuáles son los valores de la organización? (Por ejemplo, ¿ahorrar dinero en equipos es más importante que tener las últimas mejoras? ¿Cuántas personas usarán este programa en particular y qué nivel de preparación tienen?)

3. VALORE LAS CONSECUENCIAS DE CADA ALTERNATIVA. (Ejemplo: Si María compra un programa, no se podrá utilizar en todos los ordenadores de la oficina. Si compra el otro programa, puede que no se ajuste a todas las categorías de registros que ella necesita. Ningún programa reunía todas las necesidades de su oficina).

4. TOME UNA DECISIÓN E INFORME A LOS DEMÁS. Aún cuando una decisión sea difícil de tomar, informe directamente a aquellos involucrados de la decisión que piensa tomar, resumiendo los pros y los contras. (Ejemplo: María eligió seleccionar el programa que podría acomodarse a todas las categorías necesarias de registro de viajes).

5. TOME ACCIÓN SOBRE SU DECISIÓN. La verdadera decisión resulta cuando actúas. (Ejemplo: la compra de María de un programa de ordenador se plasma al tomar acción sobre esta decisión).

Máster Internacional en Secretariado Ejecutivo
Módulo 5