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¿Se encuentra usted revolviendo entre pilas de papeles sobre su mesa de despacho buscando un documento que estuvo usted sosteniendo en su mano hasta hace unos minutos?

¿Está usted perdido encontrando un sitio donde colocar los memos, informes y correspondencia que le van llegando en su camino? ¿Y se ha preguntado alguna vez dónde archivó esa carta tan importante?

Si ha respondido usted sí a alguna de las preguntas anteriores, ha llegado la hora de organizar su oficina.

Quizás ha jurado mantener sus cosas bajo control pero nunca ha lidiado verdaderamente con ello. Usted no está sólo. Muchos de nosotros estamos muy ocupados extinguiendo ‘fuegos’ en lugar de pensar en la ‘prevención’. Aún así, hacer el esfuerzo de establecer un lugar ordenado y organizado nos permite ahorrar tiempo a medio plazo, y a hacer el trabajo más fácil y a reducir el estrés de perder cosas.

Hacer un plan a largo plazo
Poner su oficina en forma es fácil si tiene un plan de acción, pero no tiene por qué hacerlo en un solo un día. Limpie y organice en intervalos para que no interfieran en su programa de trabajo. Por ejemplo, puede usted dedicar 15 o 20 minutos al día para archivar. Cuando la tarea esté completa, haga otra cosa.

Antes de tomar acción, decida qué información, material o equipamiento usa usted frecuentemente. Mantenga éstos cerca de usted, en su mesa, y ponga lejos lo que menos use.

Comience por los extremos
Divida su área de trabajo en secciones: Su mesa principal, su armario archivador, muebles auxiliares, segunda mesa o mesa del ordenador y sus archivos.

Organice un área al tiempo.

Empiece con el área que esté más alejada, como los archivadores, armarios. Aquí irán las cosas que menos probablemente vaya a tomar decisiones a corto plazo. Luego muévase hacia la los muebles auxiliares y luego hacia su mesa.

Descarte
Empiece tirando cuanto más mejor. Hojee versiones viejas de manuales, catálogos, copias extra de documentos, información que usted nunca ha usado y papeles que usted ni siquiera supo que estaban ahí o no ha tenido tiempo de leer.

Si usa manuales técnicos o de usuario con poca frecuencia, mándelos a una zona de consulta central. La información que usted no necesita pero que tenga un valor histórico a una zona de archivo central. Sea despiadado no tenga compasión, tire todo lo que sea un duplicado, que no sea relevante ya o que se pueda conseguir en otro lugar.

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