¿Le suena haber dicho alguna vez "sacó más trabajo antes de las nueve de la mañana que lo que la mayoría de la gente saca en todo el día"? Seguro que muchos de ustedes sí, y los que no, nos habría gustado poder decirlo...

Usted sabe que podría realizar más trabajo- y conseguir mayor productividad para usted y para su empresa - si encontrara el tiempo necesario para llevarlo a cabo. Pero el tiempo, en realidad, puede estar ahí disponible para usted. Puede, sencillamente, que  no esté usando su tiempo tan inteligentemente como usted necesita hacerlo.

Una secretaria de una compañía de publicidad, alumna de nuestro Máster, que está a cargo, no sólo de su propia e importante carga de trabajo, sino también del seguimiento de las tareas de sus jefes y de mantenerles organizados, nos comentaba:
"Si entras en una reunión, y no vas organizado - no tienes tu agenda y  tus notas para la reunión - no sacas ningún provecho de la reunión", " Tienes que sacar el tiempo para organizarte".Y eso, nos dice nuestra amiga, hace que tú y tu compañía seáis más eficientes y más productivas. ¡Una secretaria no puede ser una persona desorganizada!

De forma más distendida comentaba: "Imagina la visita al supermercado: la persona organizada va a la charcutería con una lista. Hace una lista de acuerdo con dónde encontrar los productos, esto es, dividida por departamentos: Charcutería - Lácteos - Carne ... Cuando necesita fruta y verduras no las habrá anotado junto con las toallas de papel de cocina o o el papel higiénico. De esta forma conseguirá ir más rápido. No tendrá que ir de un pasillo a otro según encuentra los artículos en la lista".

Para mejorar la gestión de tu tiempo considera estos consejos:

• Programa tus tareas. Haz citas contigo misma. Escribe cuando vas a hacer ciertas tareas durante el día y cuanto tiempo aproximado vas a dedicar a cada una.  Ajústate a tus citas.
• Consigue un calendario o agenda que divida tu día con líneas para cada 15 o 30 minutos.  Anota y bloquea todo lo que puedas para maximizar tu eficacia. Decide qué proyectos son los inmediatos y realízalos lo primero.  También, para que puedas llevarlos a cabo, programa tiempo para trabajar en los posibles proyectos que puedan llegar (previstos o imprevistos).  Todo lo que puedas sacar hoy, contribuirá a sacar más en la semana.   Cuando entre una nueva tarea en tu mesa, anota y bloquea un tiempo para llevarla a cabo.  Cuando llegue el tiempo de hacerlo, hazlo sin dilación y procura ajustarte al tiempo previsto.

• Mantén los utensilios que uses más frecuentemente cerca de la mano. Cuántas veces te ha pasado  que crees saber donde tienes las etiquetas para los sobres, pero cuando vas a buscarlas, no están allí.  Esto significa tiempo improductivo.  ¿Cuántas veces miras a tu alrededor y ves cosas que raramente usas pero que dejas que estén ahí  porque no tienes otro sitio donde ponerlas?  Encuentra un sitio para ellas, o tíralas.  Decide que cosas usas más a menudo.  Guárdalas en un sitio a mano.  Saber dónde están las cosas reduce todo ese tiempo de tener que buscar entre papeles, suministros o teniendo que levantarte de tu mesa. (y además evita el estrés...)
   
• Agrupa elementos parecidos juntos. Si guardas tus bolígrafos, grapadora y tijeras en un sitio, y tus diccionarios y otros libros de referencia en otro, ahorraras tiempo en buscar lo que necesitas.  Tener todos tus suministros y libros apilados en un extremo al otro lado de tu despacho, te “robará” tu tiempo.  “Tienes que saber donde tienes todo lo que necesitas”  Si tu jefe te pide un documento, tienes que saber exáctamente dónde encontrarlo, sin tener que mirar una pila de papeles, o una lista larga de nombres en el directorio de tu ordenador. (Recuerda la tecla "buscar" del ordenador crea adicción y no contribuye a establecer buenos hábitos de archivo.)
   
• Sencillamente, dí  ‘no’. No estamos hablando de drogas... Es verdad que puede ser difícil no ceder ante la presión de nuestros colegas.  Si crees que no tienes tiempo para aceptar una  tarea adicional que tu colega o amiga quiere que le hagas, ¡no lo aceptes!  Piensa en calidad antes que en cantidad.  Cuando te soliciten que ayudes con algún proyecto, considera cuidadosamente tu programa de tareas.  Mira si verdaderamente es posible ayudar en el proyecto,  y si puedes, hazlo y hazlo bien.
   
• Organiza tu tiempo el día antes. Antes de irte a casa al final de la jornada de trabajo, coge unos minutos para mirar el programa para el día siguiente y ¡planifícalo!.  Estudia lo que necesita salir sin falta, y planifica también tiempos (colchones) para los posibles imprevistos que aparecerán al día siguiente.  Esto te ayudará a no abrumarte cuando las nuevas tareas lleguen a tu mesa.  Al final del día,  limpia tu mesa antes de irte.  Te ayudará a comenzar de forma “fresca” la próxima semana.
  Del módulo 5 y 6 del "Máster Internacional en Secretariado Ejecutivo"

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